Įmonėse nemažai laiko prarandama ne atliekant sudėtingas užduotis, o kartojant paprastus veiksmus. Duomenų suvedimas į kelias sistemas, sąskaitų rengimas, mokėjimų tikrinimas, informacijos perdavimas tarp skyrių ar rankinis ataskaitų formavimas gali atrodyti kaip įprasta darbo dalis. Tačiau augant veiklos apimčiai tokie procesai ima riboti komandos efektyvumą. Todėl vis daugiau reikšmės įgauna ne atskirų programų diegimas, o nuoseklus procesų sujungimas ir automatizavimas.
1. Sąskaitų rengimas ir periodiniai mokėjimai
Viena daugiausia pasikartojančio darbo sukuriančių sričių yra sąskaitų administravimas. Kai darbuotojai kiekvieną mėnesį rankiniu būdu rengia panašias sąskaitas, tikrina jų išsiuntimą, seka terminus ir siunčia priminimus, net ir kelių minučių užduotys ilgainiui virsta valandomis administracinio darbo.
Šią dalį galima supaprastinti automatizuojant periodinių sąskaitų generavimą, mokėjimų administravimą ir priminimus. „Monet“ leidžia nustatyti periodinius mokėjimus, automatiškai formuoti sąskaitas pagal grafiką ir valdyti su atsiskaitymais susijusią informaciją vienoje aplinkoje. Tai ypač aktualu įmonėms, kurios klientams reguliariai teikia paslaugas ar taiko periodinius mokesčius.
2. Mokėjimų terminų ir skolų stebėjimas
Dar viena sritis, kurioje daug laiko gali būti skiriama rankinei kontrolei, yra neapmokėtų sąskaitų ir mokėjimo terminų priežiūra. Darbuotojui nuolat tikrinant, kurios sąskaitos jau apmokėtos, kurių terminas artėja, o kurios vėluoja, atsiranda ne tik papildomas darbo krūvis, bet ir rizika laiku nepastebėti svarbaus pokyčio.
Automatizuota kontrolė padeda greičiau matyti finansinę padėtį ir mažina poreikį kiekvieną įrašą tikrinti atskirai. Vienoje sistemoje galima stebėti skolas, pajamas, išlaidas ir pinigų srautus, todėl finansinė informacija tampa lengviau pasiekiama tiek apskaitos specialistams, tiek vadovams.
3. Duomenų perkėlimas tarp skirtingų sistemų
Nemažai laiko prarandama ir tada, kai skirtingi padaliniai naudojasi atskiromis programomis. Pardavimo komanda gali dirbti vienoje sistemoje, sandėlio darbuotojai – kitoje, o apskaitos duomenys tvarkomi dar kitur. Tokiu atveju informaciją tenka kopijuoti, persiųsti ar suvesti pakartotinai.
Būtent čia verslo procesų automatizavimas gali suteikti apčiuopiamos naudos. Centralizuojant pardavimų, pirkimų, sandėlio, finansų, klientų ir užduočių informaciją, sumažėja duomenų dubliavimas ir rankinio darbo poreikis. „Monet“ taip pat gali būti integruojama su kitomis sistemomis naudojant abipuses API integracijas, todėl duomenys gali būti perduodami į sistemą ir iš jos be nuolatinio rankinio perkėlimo.
4. Ataskaitų rengimas ir veiklos analizė
Vadovams reguliariai reikia informacijos apie pardavimus, pelningumą, išlaidas, klientus ir kitus veiklos rodiklius. Jei tokiai ataskaitai parengti darbuotojas turi surinkti duomenis iš kelių šaltinių, juos perkelti į skaičiuokles ir rankiniu būdu sujungti, procesas tampa ne tik lėtas, bet ir jautrus klaidoms.
Automatiškai formuojamos ataskaitos leidžia daugiau laiko skirti ne duomenų rinkimui, o jų vertinimui. Sistema gali padėti matyti pajamas, išlaidas, pelningumą, skolas ir pinigų srautus bei analizuoti, kurie produktai, paslaugos ar klientai sukuria didžiausią vertę. Kai duomenys atnaujinami toje pačioje aplinkoje, sprendimus galima priimti remiantis nuoseklesne informacija.
5. Užduočių ir klientų užklausų administravimas
Laikas prarandamas ne tik dirbant su finansiniais duomenimis. Daug papildomo darbo atsiranda ir tuomet, kai klientų laiškai, užduotys bei terminai valdomi keliose vietose. Viena užklausa gali likti elektroniniame pašte, kita – darbuotojo užrašuose, o trečiosios vykdymo terminą tenka sekti atskiroje lentelėje.
Centralizuotas užduočių valdymas leidžia registruoti klientų kreipinius, priskirti atsakingus darbuotojus ir stebėti terminus. Taip pat galima matyti darbų eigą, paskirstyti komandos krūvį ir registruoti papildomas užduotis bei joms skirtą laiką. Tokia informacija ypač naudinga paslaugų ir apskaitos įmonėms, kuriose svarbu tiksliai įvertinti atliktų darbų apimtį ir pagal ją formuoti sąskaitas.
Automatizuoti verta ne viską, o tai, kas kartojasi
Procesų automatizavimo tikslas neturėtų būti kuo daugiau užduočių perduoti sistemai. Pirmiausia verta ieškoti darbų, kurie dažnai kartojasi, atliekami pagal aiškias taisykles ir nereikalauja kiekvieną kartą priimti unikalaus sprendimo. Būtent tokiose vietose rankinis darbas paprastai sukuria daugiausia nereikalingų laiko sąnaudų.
Sujungus finansus, pardavimus, pirkimus, sandėlio informaciją, užduotis ir ataskaitas vienoje aplinkoje, darbuotojams lieka mažiau techninio administravimo. Kartu sumažėja duomenų dubliavimo ir klaidų tikimybė, o skirtingi įmonės padaliniai gali remtis ta pačia aktualia informacija.
Augančioje įmonėje toks pokytis svarbus ne vien dėl sutaupytų minučių. Kai kasdieniai procesai veikia nuosekliau, komanda gali daugiau dėmesio skirti klientams, paslaugų kokybei, pardavimams ir plėtros sprendimams. Todėl automatizavimą verta vertinti kaip priemonę pašalinti pasikartojančius darbus ir sukurti tvarkingesnę veiklos sistemą, kuri neapsunkina įmonės jai augant.
