Konferencija nebūtinai turi reikšti uždarą
posėdžių salę biurų pastate, o komandos mokymai – visą dieną
prie projektoriaus. Įmonės vis dažniau ieško aplinkos, kuri
leistų suderinti susikaupimą, bendravimą ir neformalesnę dienos
dalį. Išvykus iš įprastos darbo vietos keičiasi ne tik vaizdas
už lango. Kitaip dėliojasi ir pati diena: atsiranda daugiau progų
aptarti idėjas ne prie darbo stalo, pakeisti veiklos tempą ir į
komandą pažvelgti už kasdienių pareigų ribų.
Kodėl verta bent trumpam palikti biurą?
Kasdienėje darbo aplinkoje sunku visiškai
atsiriboti nuo elektroninių laiškų, skambučių ir užduočių,
kurios nuolat primena apie save. Net suplanuoti kelių valandų
mokymai kartais tampa dar viena darbotvarkės eilute tarp kitų
susitikimų.
Išvažiuojamasis renginys sukuria aiškesnę
ribą. Komanda atvyksta ne atlikti įprastų darbų, o skirti laiko
konkrečiam tikslui – strateginei sesijai, mokymams, metų
rezultatų aptarimui, naujų projektų pristatymui ar tarpusavio
ryšiams stiprinti.
Tam nebūtina rengti kelių dienų kelionės.
Net viena kitaip suplanuota darbo diena gali suteikti daugiau erdvės
diskusijai, kuri biure dažnai nutrūksta vos prasidėjus kitam
susitikimui.
Darbas ir pertraukos turi papildyti vienas
kitą
Ilgos konferencijos vertę lemia ne vien
pranešimų turinys. Ne mažiau svarbu, kaip sudėliotas visas
renginio ritmas. Kelios valandos be pertraukos vargina net tada, kai
tema aktuali, todėl produktyvesnė programa paprastai turi skirtingų
etapų.
Po pristatymo gali sekti kavos pertrauka, po
darbo grupėmis – pietūs, o vėliau oficialią programą galima
pratęsti diskusija ar laisvesne komandos veikla. Gamtos apsupta
aplinka suteikia paprastą galimybę pertraukos metu pakeisti erdvę,
trumpam išeiti į lauką ir prie kitos užduoties grįžti
pailsėjus.
Tai ypač aktualu kūrybinėms sesijoms ir
mokymams, kuriuose iš dalyvių tikimasi ne pasyviai klausytis, o
siūlyti idėjas, diskutuoti ir priimti sprendimus.
Profesionali darbo aplinka nebūtinai turi
būti mieste
Rengiant konferenciją už įprastos darbo
vietos ribų svarbu, kad aplinka būtų ne tik maloni, bet ir tinkama
darbui. Pristatymams reikia vaizdo ir garso įrangos, sklandžiam
darbui – interneto ryšio, o visos dienos renginiui svarbios ir
tinkamai suplanuotos kavos bei maitinimo pertraukos.
Tokį darbo ir poilsio derinį galima planuoti
ir per karklenairesort.lt,
kur konferencijoms bei įmonių renginiams pritaikytos erdvės
leidžia vienoje vietoje organizuoti oficialią programą, maitinimą
ir neformalesnę renginio dalį.
Toks sprendimas patogus ir organizatoriams. Kai
pagrindiniai renginio elementai derinami vienoje vietoje, mažėja
poreikis koordinuoti daugybę atskirų paslaugų teikėjų, o daugiau
dėmesio galima skirti pačiai programai ir jos turiniui.
Mokymai gali baigtis ne paskutine skaidre
Komandos dienos nebūtinai turi būti
skirstomos į dvi visiškai atskiras kategorijas – rimtus mokymus
ir pramogas. Dažnai geriausiai veikia jų derinys. Pirmoje dienos
dalyje galima rengti seminarą, pristatymą ar strateginę sesiją, o
vėliau pereiti prie bendros veiklos.
Tam gali tikti kūrybinės užduotys,
komandiniai žaidimai, sportinės veiklos ar tiesiog neformalus
laikas kartu. Tokios akimirkos suteikia galimybę pabendrauti
kolegoms, kurie kasdien dirba skirtinguose skyriuose ar nuotoliniu
būdu ir retai susitinka ne per vaizdo skambutį.
Svarbu ir tai, kad neformali dalis netaptų
privaloma „linksmybių programa“. Geras komandos renginys palieka
vietos skirtingiems žmonėms: vieni mielai įsitraukia į aktyvias
užduotis, kiti daugiau vertina pokalbį, pasivaikščiojimą ar ramų
laiką po intensyvios darbo dalies.
Kita aplinka padeda pakeisti bendravimo būdą
Biure darbuotojų vaidmenys paprastai aiškūs.
Vienas vadovauja susitikimui, kitas pristato rezultatus, trečias
užsirašo užduotis. Neformalioje aplinkoje šios ribos bent trumpam
tampa mažiau ryškios.
Per kavos pertrauką ar bendrą veiklą gali
prasidėti pokalbis, kuriam oficialiame susitikime nebūtų atsiradę
laiko. Kartais būtent tokiose situacijose išryškėja praktinės
problemos, naujos idėjos ar paprastesni būdai bendradarbiauti.
Todėl renkantis vietą įmonės renginiui
verta vertinti ne tik salę ir technines galimybes. Svarbu pagalvoti,
ar aplinka suteiks erdvės skirtingoms dienos dalims, ar dalyviai
galės pakeisti veiklos pobūdį ir ar oficiali programa natūraliai
pereis į neformalų bendravimą.
Darbo diena, kuri neatrodo kaip įprasta
darbo diena
Gera konferencija ar komandos renginys
nebūtinai turi nustebinti sudėtinga programa. Kartais didžiausią
skirtumą sukuria paprastas aplinkos pakeitimas, aiškiai suplanuotos
pertraukos ir galimybė kolegoms pabūti kartu ilgiau nei trunka
įprastas susitikimas.
Kai darbo erdvė, gamta, maitinimas ir laikas
komandai susijungia į vieną nuoseklią dieną, renginys tampa ne
tik informacijos perdavimo priemone. Jis gali suteikti progą
sustoti, aptarti tai, kam kasdien pritrūksta laiko, ir į įprastus
darbo klausimus grįžti su nauju požiūriu.
